在傳統(tǒng)的工作流自動(dòng)化技術(shù)工具中，會(huì)由程序員產(chǎn)生自動(dòng)化任務(wù)的動(dòng)作列表，并且會(huì)用內(nèi)部的應(yīng)用程序接口或是專用的腳本語(yǔ)言作為和后臺(tái)系統(tǒng)之間的界面。機(jī)器人流程自動(dòng)化會(huì)監(jiān)視使用者在應(yīng)用軟件中圖形用戶界面（GUI）所進(jìn)行的工作，并且直接在GUI上自動(dòng)重復(fù)這些工作。因此可以減少產(chǎn)品自動(dòng)化的阻礙，因此有些軟件可能沒(méi)有這類用途的API。 機(jī)器人流程自動(dòng)化工具在技術(shù)上類似圖形用戶界面測(cè)試工具。這些工具也會(huì)自動(dòng)的和圖形用戶界面上互動(dòng)，而且會(huì)由使用者示范其流程，再用示范性編程來(lái)實(shí)現(xiàn)。機(jī)器人流程自動(dòng)化工具的不同點(diǎn)是這類系統(tǒng)會(huì)允許資料在不同應(yīng)用程序之間交換。例如接收電子郵件可能包括接收付款單、取得其中資料，輸入到簿記系統(tǒng)中。